En esta ocasión trataremos de explicar la importancia de un archivero, sus funciones, sus características, sus ventajas y desventajas para cada sistema (vertical u horizontal) materiales y demás dudas que recurrentemente una persona pasa por alto al decidir su compra.
La primera de las decisiones es escoger el tipo de archivero vamos a necesitar, ya sea vertical u horizontal, cada uno tiene sus ventajas y desventajas.
Los archiveros verticales son los mas famosos, ya que fueron inventados y presentados por primera vez en 1893 en la Feria Mundial de Chicago, ganando el importante Premio de Oro.
Los archiveros horizontales resultan más convenientes para espacios que son reducidos para extraer el cajón. Estos deben contar con un contrapeso, ya que la incidencia el vuelco es más alta, o bien contar con un sistema de antivuelco que sólo permite extraer un cajón a la vez evitando tener un exceso de peso al frente.
En este sistema de archivo existen con cajones completos o solo el marco, para este último se requiere los folders colgantes.
El mueble archivero se divide básicamente en 3 partes:
- Cuerpo
- Cajón
- Cuna
Numero de cajones o gavetas
El número de cajones o gavetas varía en función del lugar donde se colocará el mueble. Es común encontrar archiveros de 4 gavetas en ubicaciones dedicadas al guardado del archivo, pero si se tiene en una oficina, se usa tradicionalmente debajo de una cubierta que puede utilizarse para colocar arriba alguna máquina, como una impresora.
Los menos comunes son de 1, 3 y 5 gavetas y estos últimos son especialmente raros, ya que se requiere de un banco para poder manejar los archivos y a la mayoría de las personas les queda muy alto.
En el caso de los horizontales, se acostumbra a tener 3 cajones en la parte inferior y puertas abatibles en la parte de arriba (3 cajones más dos puertas abatibles) con esta opción se soluciona el tema de la altura, aunque en las puertas abatibles no se guardan archivos en folder, sino en carpetas Lefort.
Archiveros Caja Fuerte
Esta combinación utiliza básicamente presentaciones de 3 y 4 espacios, donde el nivel superior no es un cajón sino una caja fuerte, que nos da la tranquilidad de ofrecer mayor complejidad de extracción de documentos o valores importantes ante un ataque por parte de un intruso.
Sistemas de correderas
Este rubro es muy importante, aunque muchas veces no es tomado en cuenta. Existe básicamente 3 modalidades de correderas para cajones.
- ¾ de extracción: este sistema lo encontramos en archiveros con correderas básicas, que no ofrecen la extracción total y al llegar únicamente a ¾ de cajón se complica la extracción de los últimos archivos, poniendo en riesgo los dedos de archivista y en muchas ocasiones se llegan a atrapar las manos o dedos, resultando en menoscabo de nuestro recurso humano que en ocasiones llegan a necesitar una visita al hospital.
- Correderas embalinadas: éste no es un mal sistema, sin embargo, no ofrece una capacidad de resistencia frente a pesos mayores. No es común que alguien se tome la molestia de monitorear el peso que se le aplica a cada gaveta y esto cuando se rebasan las tolerancias se reduce el tiempo de vida del mueble, provocando que no se superen los 35,000 ciclos de uso que marca la norma NOM-R-16-C.
- Corredera de cuna: la corredera de cuna es un sistema multirodamiento, que se mueve progresivamente con el cajón hasta alcanzar su extracción total, mediante una cuna de acero que permite sostener y deslizar el cajón con toda seguridad y sin menoscabo de su vida útil. Este sistema se utiliza en archiveros verticales, que tienen una profundidad superior a los 70 cm, siendo estos los adecuados para oficinas, ya que pueden soportar pesos por arriba de los 85 kilos por cada cajón y con este sistema se excede el mínimo de 35,000 ciclos que marca la norma NOM-R-16-C.
Porta etiquetas
La porta etiquetas nos sirven para identificar el contenido del cajón o en su caso para señalizar el archivero en un sistema de clasificación que cada usuario determina.
Calibres
En el mundo de los archiveros existen todo tipo de calibres. Algunas empresas fabricantes trabajan con calibres muy delgados son estructurados de tal manera que logran tener rigidez, pero con el paso del tiempo los materiales tienden fatigarse y dejan de funcionar. Desde luego, hay archiveros para uso doméstico que pueden tener una vida prolongada, pero para lugares como juzgados no durarán mucho. A cada sitio le corresponde un archivero con ciertas características de diseño y resistencia.
Tamaño del papel
Básicamente hay dos tamaños generales:
- Carta 5 x 11 pulgadas
- Oficio 8.5 x 14 pulgadas
Dentro del oficio podemos archivar tamaño carta, pero en los tamaño carta no podemos archivar oficio, a menos que deformemos el documento, restando espacio a los demás archivos.
Acabados
Básicamente podemos encontrar 3 grandes rubros:
Madera (realmente fabricados con panel)
- Acero
- Una mezcla de ambos
Los archiveros construidos en acero son mas resistentes, aunque en temas estéticos como los frentes, pueden fabricarse en panel con diferentes acabados, pero un archivero en panel no tendrá la misma capacidad de carga. Para fines informativos de este blog, nos concentraremos en los archiveros de acero.
El acabado debe hacerse con pintura en polvo, y debe tener un pretratamiento de fosfatizado y sello orgánico, previo desengrase total. El pretratamiento es indispensable para eliminar la grasa que se acumula durante el manejo del acero y se requiere para evitar la reacción química del fierro con el oxígeno, que sabemos da como resultado el óxido, además que facilita el manejo de los materiales, pero al momento de pintar es un elemento que evita la adherencia. Con este proceso eliminamos el problema de adherencia, protegemos de la oxidación, reforzamos con un sello orgánico y dotamos a la superficie con optimas condiciones para que se adhiera la pintura.
La pintura básicamente tiene dos maneras de aplicarse. A 220 grados por 10 minutos o 180 grados por 15 minutos. Estos procedimientos arrojan distintos resultados y como todo lo que se hace a fuego lento el proceso más tardado genera un acabado notable. Además del tiempo extra es un sistema que resulta más costoso, pero la calidad obtenida es garantía de protección ante las adversidades con las que se encuentra un mueble.
Con estos procesos encontraremos muchas horas de neblina salina u horas de cámara salina por arriba de lo requerido y excederá los 5 años de vida sin problema alguno aun cuando se encuentre en zona de alto salitre.
Rodamientos
Los rodamientos deben ser de acero, aunque hay opciones de nylon cuya vida no es tan larga en los ciclos y en su mayoría son frágiles. Tamaños hay varios para lograr el desplazamiento de la cuna con respecto al cuerpo del archivero y el desplazamiento del cajón.
A grandes rasgos son las características que se deben considerar para la compra o adquisición de archiveros de uso rudo. Es importante revisar que el fabricante de tu mueble cumpla con todas estas observaciones si tu intención es contar con un mueble que dé muchos años de servicio.
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